Lain määräykset huomioitu kaikkien viranomaisten järjestelmissä? Johtopäätöksiä hallinto-oikeuden päätöksestä

Viranomaiset ovat ymmärrettävästi pitkään hakeneet tehokkuutta siirtämällä asiointia sähköisiin järjestelmiin. Järjestelmiä on lukemattomia.

Onkohan tietojärjestelmät kehitetty aina siten, että niissä olisi huomioitu sähköistä asiointia koskevan lain erityispiirteet? Kokemukseni perusteella totean, että tässä voi olla tarkastelun paikka. Kyseinen laki on vuodelta 2003 eli ajalta ennen pilvipalveluita ja yleisesti käyttöön otettuja asiointiportaaleja. Parikymmentä vuotta sitten sähköinen asiointi on ollut enemmän kahdenvälistä viestinvaihtoa, nykyään enemmän asiointia järjestelmässä.

Eräässä hoitamassani oikeudenkäynnissä oli kyse siitäkin, milloin viesti on saatettu viranomaiseen ja milloin asia on siten tullut vireille viranomaisessa.

Selostan (asiakkaani luvalla) tätä mielenkiintoista tapausta sähköiseen asiointiin liittyvän lainsäädännön näkökulmasta.

Itä-Suomen hallinto-oikeuden äskettäin antamassa päätöksessä oli kyse asiakkaanani olevalle yhtiölle asetetusta uhkasakosta. Kyseisen kaupungin rakennusvalvontaviranomainen esitti yhtiön laiminlyöneen velvollisuutensa osoittaa kaupunkikeskustassa olevalla tontillaan kaavan määräämiä parkkipaikkoja. Kyse oli aika suuresta määrästä pysäköintipaikkoja kaupungin keskustassa ja siten yhtiölle isosta asiasta. Velvoitetta ei kaupungin väittämän mukaan täytetty, joten kaupunki asetti yhtiölle uhkasakon. Valitus koski tätä.

Kaupunki oli jo aiemmin lähestynyt yhtiötä ja vaatinut osoittamaan parkkipaikat tai jättämään tiettyyn päivään mennessä parkkipaikkoja koskevan toimenpidelupahakemuksen kaupungin rakennusvalvontaan. Kaupungin rakennusvalvonta käyttää hakemuksissa ja niiden käsittelyssä erästä kaupallisesti tuotettua asiointijärjestelmää. Vastaavalla tavalla toimivat kaikki tai ainakin lähes kaikki muutkin kunnat. Järjestelmiä on useampiakin ja niissä on varmasti eroja.

Yhtiö oli vaadittuun päivämäärään mennessä tallentanut sähköiseen järjestelmään hakemuksen. Järjestelmässä hakemus oli tilassa ”perustettu”. Hakemusta ei tarkkaan ottaen ilmeisesti voi järjestelmän tarkoittamassa mielessä ”lähettää” perille ennen kaikkien liitteiden ja muiden tietojen tallentamista.

Kaupungilla on kyllä tekninen mahdollisuus päästä näkemään tällaisia ”perustettuja” hakemuksia, mutta niitä ei aktiivisesti seurailla tietojärjestelmässä. Todettakoon, että tämä voi olla kaupungin näkökulmasta luonnollistakin, jos tällaiset ”lähettämättömät” hakemukset kerran ovat vastaanottajan näkökulmasta tavallaan alustavia.

Kaupunki väitti, että hakemusta ei olisi hyväksyttävällä tavalla saatettu perille eikä hakemus olisi siten tullut määräajassa vireille. Yhtiölle asetettiin uhkasakko.

Lain mukaan ”sähköinen viesti katsotaan saapuneeksi viranomaiselle silloin, kun se on viranomaisen käytettävissä vastaanottolaitteessa tai tietojärjestelmässä siten, että viestiä voidaan käsitellä”.

Kun kyse on asioinnista tietojärjestelmässä, ”sähköisen viestin vastaanottaminen” tuntuu sinänsä nyt jo vähän vanhahtavalta ilmaisulta (vastaanottolaitteesta puhumattakaan). Tästä kuitenkin jutussa oli kyse. Lain tarkoittamassa mielessä hakemus oli viranomaisen järjestelmässä, kun se oli tallennettu järjestelmään. Enemmän tai vähemmän teoreettinen mahdollisuus olla viranomaisen ”käsiteltävissä” merkitsee tiedon vastaanottamista. Kyseisessä tapauksessa tilanne oli lisäksi sellainen, että uhkasakkoa asettaessaan kaupungilla oli jo tosiasiallisestikin tieto, että hakemus on ”perustettu”. Hakemuksen käsittelyä ei aloitettu esimerkiksi täydennyspyynnöin tai muutenkaan.

Hallinto-oikeuden päätöksen perusteluissa ei hakemuksen perillä olo sinänsä vaikuta nousseen varsinaisesti edes kyseenalaiseksi. Enemmänkin arvioitiin hakemuksen sisältöä, mutta katsottiin siinä olevan asian vireille tulon edellyttämät tiedot.

Toimenpidehakemusta, jonka väitettiin jääneen toimittamatta, ei oltu ratkaistu rakennusvalvonnassa. Tästä ja eräistä muistakin syistä johtuen kaupungin uhkasakon asettamista koskeva päätös kumottiin lain vastaisena.

On vaikea kuvitella, että viittaamaani säännöstä ja sen seurauksia olisi täysin huomioitu kyseistä tietojärjestelmää kehitettäessä. Hyvään järjestelmäänhän kuuluu mahdollisuus luonnostella esimerkiksi hakemusta, tallentaa se, ja palata myöhemmin jatkamaan. Asia voisi siis jäädä luonnosvaiheessa hyvinkin keskeneräiseksi. Tietyissä olosuhteissa, kuten selostamastani tapauksesta voidaan päätellä, tällainen ominaisuus voi johtaa tilanteeseen, että lain mukaan viranomainen on jo vastaanottanut tällaisen muotoiluiltaan keskeneräisenkin tiedon.

Viranomaisenkin näkökulmasta tällainen tilanne toteutuessaan on iso ongelma. Lähetyksen vastaanottamisesta kun seuraa viranomaiselle useita merkittäviä velvoitteita.

Kalle Ervasti

asianajaja, varatuomari, Mikkeli